Resume Jurnal Sistem Informasi - Jurnal 4: BPR for Supply Chain

Judul jurnal: Reengineering the Romanian Timber Supply Chain from a Process Management Perspective

Pendahuluan

Menurut Hammer & Champy (1993), BPR didefinisikan sebagai pemikiran ulang mendasar dan desain ulang proses bisnis untuk mencapai peningkatan dramatis dalam ukuran kritis, ukuran kinerja kontemporer, seperti biaya, kualitas, layanan dan kecepatan. McKay & Radnor (1998) mengatakan bahwa proses yang dioptimalkan biasanya dicapai dengan menghilangkan tugas ganda atau informasi berulang dan dengan mendefinisikan kembali peran dan tanggung jawab. Menurut Ashayeri & Keij (1998), BPR menghilangkan aktivitas non-nilai tambah dari proses, meningkatkan kemampuan respons waktu siklus dan menurunkan biaya proses.

Rauch (2005) memperkenalkan konsep BPR kepada kerjasama pemilik hutan di Austria dan menemukan bukti potensi tinggi dalam mengoptimalkan proses dalam rantai pasokan kayu. Pertukaran data pengukuran kayu dari pabrik dengan koperasi pemilik hutan (FOCs) akan menghemat uang dan waktu. Data digital dikirim dalam format analog dan kemudian didigitalkan ulang untuk menjembatani persyaratan format data yang berbeda.

Pada studi sebelumnya, analisis rantai pasokan biomassa hutan di Finlandia dan Jerman menggunakan metodologi pemetaan proses bisnis yang mengidentifikasi proses bisnis, hasilnya jumlah proses sangat bervariasi antara rantai pasokan Finlandia dan Jerman. Produksi bibit jati di Indonesia dianalisis menggunakan metode BPR untuk meningkatkan sistem produksi dengan mengurangi beberapa langkah rekayasa ulang. Penentuan opsi mobilisasi kayu untuk hutan swasta di Serbia dan Slovenia juga telah dianalisis pada studi sebelumnya menggunakan model organisasi pemilik hutan dan swasta dengan menganalisis proses bisnis dari proses seperti penjualan kayu, pemanenan, transportasi dan faktur.

Gambar 1. Bagan organisasi rantai pasokan kayu

Di Rumania, rantai nilai kayu berbeda dari negara Eropa Barat karena opsi silvikultur yang digunakan, prosedur penjualan kayu, kondisi pasar, tingkat teknologi yang digunakan, dan pengaturan organisasi pemangku kepentingan. Maka dari itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi potensi proses optimasi dan proses desain ulang.

Bahan dan Metode

Hutan di Rumania seluas 6,5 juta hektar dimana 27% dari wilayah negara Rumania terdiri dari 326 hutan pemerintah dan 140 hutan swasta. Penebangan kayu hanya mewakili 46% dari total pertumbuhan stok yang tumbuh karena aksesibilitas hutan yang rendah dan kerapatan rata-rata jalan hanya 6,5 m/ha.

Hutan di Rumaia, baik milik negara maupun swasta, dikendalikan oleh penjaga hutan yang dibagi menjadi sembilan cabang daerah yang mengendalikan aktivitas kehutanan dari aktor pada rantai pasok. Organisasi public yang secara eksklusif dibiayai oleh pemerintah Rumania melalui kementrian Rumania. Metode penebangan di hutan Rumania bergantung pada teknologi penebangan, infrastruktur yang tersedia, dan kinerja penebangan.

Penebangan kayu menggunakan gergaji manual dan winch skidders dengan cara kayu diikat di pinggir jalan dan kemudian diangkut oleh truk ke gudang perantara. Pada tahun 2016, sebanyak 4700 perusahaan diotorisasi untuk memanen kayu dan melakukan segala aktivitasnya.

Pengontrolan dan penghindaran penebangan liar di Rumania dilakukan dengan menerapkan adanya telepon darurat (112) untuk pelaporan seluruh hal mencurigakan yang terbuka untuk umum selama 24 jam sehari dan tujuh hari seminggu. Sistem informasi terintegrasi juga diterapkan untuk melacak bahan kayu (SUMAL) dimana orang yang berhak dapat mengakses dari SUMAL melalui telepon pintar atau tablet.

Manajemen proses juga diterapkan dalam penelitian ini. 3 tahapan proyek BPR yang dilakukan yaitu:

• Mengidentifikasi proses yang ingin di rekayasa ulang
• Memodelkan dan memetakan proses
• Mengembangkan dan memperbaiki proses

Proses pada rantai pasokan kayu di Rumania dimulai dari pemanenan atau pemenuhan kayu untuk pelanggan dan akhirnya akan diterima oleh penerima dan ditandai dengan resep pembayaran. Untuk mendapatkan pengetahuan tentang proses dilakukan analisis proses untuk mengetahui urutan proses, proses dan tatap muka aktual, dan merupakan dasar yang penting untuk merekayasa proses.

Urutan aktivitas yang berhubungan dan lengkap disebut sebagai proses bisnis, sedangkan proses organisasi adalah suatu proses serangkaian aktivitas terstruktur yang dirancang untuk menghasilkan output tertentu untuk pelanggan atau pasar tertentu. Penelitian ini menggunakan toolkit manajemen bisnis yang disebut ADANIS.

Hasil

Berikut merupakan peta gambaran proses rantai pasok kayu dari hutan Rumania hingga ke pabrik.

Gambar 2. Peta proses (NFRDI - National Forestry Research and Development Institute)

Dari peta proses tersebut, proses yang dilakukan yaitu perencanaan pengelolaan hutan baru setiap 10 tahun, persiapan lahan untuk lelang, lelang panen berupa data deskriptif lot yang akan dijual online, proses pemanenan, pengangkutan kayu dengan truk, dan yang terakhir penerimaan di pabrik.

Gambar 3. Model proses bisnis

Model Proses Bisnis Rantai Pasok Kayu Romania mencerminkan proses aktual dari rantai pasok secara detail termasuk aktor yang terlibat dari hutan hingga pabrik.

Analisis proses dalam proses intra organisasi dilakukan dalam penelitian ini.

Tabel 1. Interaksi antara organisasi administratif tertentu dari rantai pasokan kayu Rumania

Proses internal organisasi memiliki tingkat birokrasi yang tinggi, tingkat pengendalian internal yang beragam, dan kekurangan sistem digital untuk mendukung alur kerja. Kekurangan pada proses internal organisasi ini yaitu pertukaran informasi pada proses bisnis masih dilakukan secara analog atau berbasis kertas yang menyebabkan akan memakan banyak waktu dan tidak mendukung pemeriksaan otomatis.

Desain ulang proses bisnis yang dilakukan pada penelitian ini yaitu dengan mengimplementasikan platform digital. Sistem ini diterapkan pada:

• Unit Organisasi distrik hutan Pemerintah dan Swasta, termasuk evaluasi, input data, tipe administrasi hutan, dan penjadwalan
• Institusi Pengendali. Setelah mendapatkan pemberitahuan, aktor akan memeriksa dan memverifikasi dokumen penebangan, jika lulus maka akan diserahkan kepada direktur.
• Eksternal: Pembeli dan Publik 

Diskusi dan Kesimpulan

Pemetaan proses bisnis aktual dapat mengidentifikasi kelemahan utama dan mengatur tahapan. Tujuan dari BPR adalah menghilangkan proses yang tidak efisien. Platform berbasis web akan meningkatkan alur kerja kolaboratif dan koreksi otomatis kesalahan ketik dan kesalahan logika akan mengurangi waktu tunggu. Proses yang didesain ulang akan mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan lokasi pemanenan kepada pelanggan melalui lelang karena distribusi di lapangan dan pertukaran dokumen analog antara tingkat hierarki akan sepenuhnya dihilangkan. Pengenalan platform membutuhkan investasi dalam teknologi dan pelatihan.